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中北大学档案管理办法

中北大学档案管理办法

 

第一章 总 则

 

  第一条 为了进一步加强中北大学的档案工作,充分发挥档案在学校教育事业发展中的作用,使之更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部2008年第27号令)、《高等学校档案工作规范》,结合我校的实际情况,制订本办法。

  第二条 本办法所称的档案是指学校在招生、教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的,具有保存价值与利用价值的文字、图表、声像、等不同载体的历史记录和原始材料。

      第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分,是办好学校的重要基础工作之一,是维护学校真实面貌的一项科学文化事业。它在一定程度上是衡量学校管理水平的标志。

     第四条 学校高度重视档案工作,做到档案工作"三纳入","四同步",即将档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划,纳入学校管理制度,纳入学校各级领导及教学,科研和管理人员的职责范围内;在布置,检查,总结,验收各项工作的同时,布置,检查,总结,验收档案工作,并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

第二章 管理体制与工作职责

     第五条  学校设立档案馆,统管全校各门类、各种载体的档案。档案馆根据需要,在馆内设立相应的科室,负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。情况特殊的部门,设立档案分室,实行分级管理。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。   

      第六条  学校档案工作由学校校长领导,有一位校领导分管档案工作,并成立学校档案工作委员会,作为学校开展档案工作的重要机构和网络体系,主要工作职责是:宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规,审查学校档案工作规划、计划、总结。审定学校档案管理办法和重要的规章制度;研究决定档案工作的重大事宜;检查、督促学校及部门档案工作执行情况;对各部门档案工作进行监督、检查、考核与评估。

        档案工作委员会由主管校领导任主任,学校各学院教学副院长及相关部、处行政负责人任委员并分管本单位档案工作。其主要职责是:

 (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,贯彻落实学校档案规章制度,批准本单位档案工作规章制度。
 (二)将档案工作纳入本单位工作计划,纳入工作人员职责范围,在布置,检查,总结各项工作的同时,布置,检查,总结,验收档案工作。

 (三)积极支持本单位兼职档案员开展档案工作,积极支持其参加档案业务培训和交流,为其解决工作中遇到的困难。

      各档案提交单位须配备1名兼职档案员,负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作。上岗条件和主要职责是:
   (一)热爱档案工作,遵纪守法,忠于职守.努力学习档案专业知识,积极参加业务培训,具有一定的计算机应用知识和技能。

 (二)主动接受校档案馆的业务指导和监督检查,对本单位工作人员进行档案知识宣传和档案业务的监督,指导,保证归档文件材料符合中北大学档案质量标准。
  (三)根据本单位文件材料归档范围,认真做好本单位各类文件材料的收集,整理,分类,保管期限划分和著录等工作.并按时向档案馆移交.
 (四)积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》,做好文件材料的安全和保密工作.
  第七条 档案馆的职责

 (一)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,并广泛宣传。

(二)规划全校档案工作,建立健全各项规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。

(三)负责收集(征集)、整理、鉴定、统计、销毁全校各种门类、载体的档案及有关资料。

(四)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(五)负责档案的科学管理和开放利用工作。

(六)保守档案秘密,确保档案安全,做好档案保护工作,最大限度地延长档案使用寿命。

(七)开展档案编研工作,积极开发档案信息资源,编制各种检索工具和专题目录、各种档案参考资料。

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。

(九)参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

(十)完成校领导交办的其他任务。

 

第三章 档案队伍建设

      第八条 学校根据档案工作的实际情况为档案馆配备专职档案工作人员,档案工作人员列入学校事业编制,编制人数由档案数量和工作任务确定。

      第九条 各档案提交部门应配备兼职档案员,并保持人员相对稳定,将档案工作纳入其业务考核范围。各部门领导应为兼职档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件,关心他们的思想、工作与生活。

     第十条 学校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

     第十一条 专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

    第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。          

第四章  档案管理

     第十三条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度,各单位应把文件材料的归档制度纳入本单位工作制度和相关人员的岗位职责范围。

     各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求,组织本部门教学、科研和管理等人员按纸质文件材料和电子文件材料的的自然形成规律,进行系统整理,编排页号或件号,填写卷内目录,装订组卷。经本单位负责同志检查并签署意见后,按期向档案馆移交。各单位不得以任何借口不交,或将档案资料据为己有。

       学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

   (一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
  (二)行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
  (三)学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
  (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
  (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。
 (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。
 (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
 (八)产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
 (九)出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

(十二)声像类:我校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值与利用价值的照片、录音、录像等资料。

(十三)实物类:获得省部级以上奖励的荣誉证书、锦旗、奖杯、奖状、奖牌;领导的题词与字画;机构变动形成的废止使用的公章等。

    第十四条  归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)以及《中北大学电子文件归档与管理暂行办法》执行。

    第十五条 归档时间与档案移交手续
  (一)归档时间
  党、政部门和能按年度归档的部门,于次年六月底前归档。
  教学部门和能按学年度归档的部门,应在本学年度暑假前归档。
  科研、基建(含基建改造工程)、学位论文等应在鉴定、竣工和授予学位后的三个月内归档。
  当年财会档案在会计年度终了后,由财务处保管3年,期满后在次年6月底前归档。
 (二)档案移交接受手续
  档案馆接受档案时,首先要检查案卷质量,符合要求后,方可进行组卷。移交时档案馆工作人员与移交人共同清点,经查对无误,方可办理登记与签收手续。电子档案归档时按《中北大学电子文件归档与管理暂行办法》(附件1)执行,同时附纸质档案一套。
 第十六条  科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时,必须有档案馆人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收、不予上报成果、不予评奖。
  第十七条 凡由校、院、部、处等其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送主办单位保存。
  第十八条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料,必须按规定的移交时间,由本部门档案人员移交档案馆集中管理,任何个人不得据为己有。

        第十九条 档案馆的所有档案都须进行科学的加工整理、分类、鉴定、编号和排列,划分保管期限,并编制各种检索工具,以便于利用。

  第二十条 档案鉴定工作在主管校长的领导下,由档案馆和有关业务部门共同组成鉴定小组进行鉴定。对超过保管期限的各类档案,由鉴定小组鉴定后提出存、毁意见。

      第二十一条 需销毁的档案,要登记造册,报学校校长批准。销毁时要有二人监销,以防泄密。

      第二十二条  档案库房的安全、保护和保密工作,应明确专人负责、定期检查、记录在案。遇有特殊情况,立即向校长报告,及时处理。对已破损的褪变档案,抓紧修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

      第二十三条 学校档案馆和其他部门档案室应采用先进技术,逐步实现档案管理现代化。

  第二十四条 档案馆每年对档案的接收(征集)、整理、利用、销毁和各种情况进行统计。建立、健全统计台帐。

第五章   档案的开放与利用

     第二十五条 档案馆应积极、主动地开展档案利用工作,制订档案借阅和复制制度。按照《中华人民共和国档案法》的规定,向全校以至社会开放属于开放范围的档案。未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公布档案。

     第二十六条 凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。复制档案须由档案馆负责办理,并依据《高等学校档案管理办法》第三十二条规定的用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收费。

     第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

     第二十八条 对于重要的珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须档案馆负责人批准。

     第二十九条 档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

  第三十条 校内各单位借出档案,应按期归还。逾期不归者,定期催还。如发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况报学校严肃处理或追究法律责任。

第六章  条件保障

      第三十一条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。
      第三十二条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

      第三十三条 档案库房应符合“防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光”要求,保持标准温度14-24℃和标准相对温度45-50%。

      第三十四条  学校应当为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第七章 奖励与处罚

  第三十五条 学校应建立全校档案工作检查评比制度。有下列事迹之一的,由学校或者本单位给予表彰和奖励: 

     (一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的; 

     (二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的; 

     (三)对档案学研究做出重要贡献的; 

     (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的; 

     (五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。 

     第三十五条 有下列行为之一的,由学校责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依纪给予行政处分,构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。: 

    (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
 (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
 (三)涂改、伪造档案的;

 (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

    (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
 (六)其他违反档案法律法规的行为。

第八章   

      第三十五条  本办法由学校档案馆负责解释。

      第三十六条  本办法从公布之日起执行。2002年7月发布的《华北工学院档案管理办法》同时废止。 

日期:2015-10-9   
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