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关于做好70周年校庆专题档案收集归档工作的通知

各校庆工作组、各学院:

      学校70周年校庆,既是学校发展史上的重要里程碑,更是学校走向新征程的新起点。70周年校庆属于学校重大活动,所形成的材料极为重要。校庆期间各院、部、处围绕校庆开展了一系列具有特色的庆典、学术交流等活动,社会各界和校友也以各种方式向学校表达祝贺(包括向学校捐款、捐物),这些活动产生了大量的反映学校发展、学科建设、人才队伍、校友活动和各种捐赠等方面的文字材料、声像材料和实物。这些材料凝聚着全校师生员工的智慧和心血,也凝聚着社会各界和校友们对学校的奉献,这对传承学校历史和今后学校建设与发展有着重要的参考利用价值,是学校宝贵的资源和财富,应当永久保存。为了保证校庆相关材料的齐全、完整、及时收集并妥善保存,现将有关事项通知如下。

一、基本原则

      本着对学校历史和未来发展负责的精神,收集工作应坚持真实性、原始性、规范性的原则,对学校有保存价值的各种载体形式的材料做到收集齐全完整。

二、校庆档案、实物收集工作的组织

1、校庆材料收集归档工作,在学校校庆工作领导组统一领导下进行;

2、各校庆工作组负责本组校庆档案、实物的收集、整理和移交工作;

3、各院部、处负责本单位校庆档案、实物的收集、整理和移交工作;

4、学校档案馆负责对校庆档案、实物的收集工作进行监督指导,并接收各单位移交的校庆档案和实物,进行集中保管。

三、收集范围

        确定收集范围的原则是:凡是在校庆工作中(筹备和庆典阶段)产生的,有保存利用价值的各种形式的文字、图表、实物、声像等材料都应当收集保存。

1、学校及学院开展校庆活动的总体实施方案、通知及公告等系列文件材料;

2、学校及学院校庆活动指南、工作手册、日程安排、校庆简报;

3、邀请函、感谢信、来宾及校友标识等样本(实物);

4、庆典方案、会议议程、主持词、各级领导和代表讲话稿;

5、贺电、贺信、题词、书画作品等;

6、校友录、嘉宾名册及签名簿;

7、各地校友会机构设置及人员组成等相关资料;

8、学校及学院庆祝活动的宣传报道、画册、邮票、宣传片、宣传展览的设计资料及其电子版本;

9、学校及学院庆祝活动标志、纪念章、纪念物样品(实物);

10、学校及学院校庆活动的文字资料、照片、录音、录像(包括庆祝大会、文艺晚会、学术讲座、校友论坛等);

11、捐赠的礼金、礼品清单;捐赠实物的有关资料;捐赠的各种史料、珍贵照片等;

12、学校及学院为校庆编印的印刷品;

13、各校庆工作组及学院执行校庆活动方案的工作安排;

14、各新闻媒体对我校校庆活动的宣传报道材料;

15、校庆筹备期间和校庆活动中形成的其它有保存价值的材料。

四、归档、移交要求

1、材料收集应齐全完整。

      齐全是指各种有保存价值的、各种载体的材料收集齐全,完整是指成套性的如某一学术活动、庆典活动形成的文件材料要完全。

2、纸质、电子文件双备份。

    凡是有与归档纸质文件相应的电子文件的都应归档(文件名即文件标题),实物要拍照并附说明。校庆网页应按照网页形式归档,以便今后能够使用。

3、及时移交。

     校庆档案和实物,请于9月25日前向学校档案馆移交,移交前请填写“中北大学70周年校庆档案、实物移交目录表”(见附表)。

档案馆地址:图书馆六层东侧

联系电话:3922020

联系人:彭涛

档案馆

2014年9月16日

 

 

附:中北大学70周年校庆档案、实物移交目录表(样表)

  

中北大学70周年校庆档案、实物移交目录表(样表)

序号

材料名称

载体形式

责任人(含捐赠人)

份(件)数

每份页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交单位:                 送交人:                  接收人:

日期:2014-9-16   
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