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中北大学档案管理办法

第一章 总  则

  第一条 为了加强中北大学的档案工作,充分发挥档案在学校教育事业发展中的作用,使之更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》,结合我院的实际情况,制订本办法。
  第二条 档案工作是学校工作的一个重要组成部分,是办好学校的重要基础工作之一,是维护学校真实面貌的一项科学文化事业。它在一定程度上是衡量学校管理水平的标志。学校应将档案工作纳入学校整体发展规划,所需经费应立项,列入学校预算,统筹解决。档案工作纳入学校工作计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。
    第三条 本办法所称的档案是指学院在教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的,具有保存价值与利用价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

    第二章 体制及职责

  第四条 学院设立档案馆,副处级建制,统管全院各门类、各种载体的档案。情况特殊的部门,设立档案分室,实行分级管理。 
    第五条 学校档案工作由一名校领导分管。档案馆主动接受上级部门的指导、监督与检查。
    第六条 学校各系(院)、部、处级单位须明确一名负责人分管本单位档案工作,并配备1名兼职档案员,负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作。
  第七条 档案馆的职责
  1、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,并广泛宣传。
  2、规划全校档案工作,建立健全各项规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。
  3、负责收集(征集)、整理、鉴定、统计、销毁全校各种门类、载体的档案及有关资料。
  4、负责档案的科学管理和开放利用工作。
  5、保守档案秘密,确保档案安全,做好档案保护工作,最大限度地延长档案使用寿命。 
  6、开展档案编研工作,积极开发档案信息资源,编制各种检索工具和专题目录、各种档案参考资料。
  7、参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
    8、完成校领导交办的其他任务。

    第三章 文件材料的归档、移交和接收工作

    第八条 我校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度,各单位应把文件材料的归档制度纳入岗位职责范围。一般由立卷单位按文件材料的自然形成规律,按案卷质量规范要求进行系统整理立卷,编排页号或件号,填写卷内目录,装订组卷。经本单位负责同志检查并签署意见后,按期向档案馆移交。各单位不得以任何借口不交,或将档案资料据为己有。 
第九条 各单位对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须通知档案馆的工作人员参加,以便对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见,没有完整、准确、系统的文件不予鉴定验收,不得申报成果。
    第十条 归档范围
  1、学校现行各部门及师生员工个人在教学、科研和党政管理及其它各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录。
  2、《高等学校档案管理办法》规定的党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等档案和反映学校工作活动的有保存价值的声像档案,以及国内外与学校有关的各种重要资料。
   第十一条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰,符合国家有关标准要求。
  第十二条 归档时间和手续
  1、各单位执行按年度或学年度归档制度。原则上每年于六月底以前将上一年度(即每年1月1日起至12月31日止)或上一学年(即每年9月1日起至次年8月31日止)的案卷归入档案馆。
  2、科研、基建档案在项目完成并通过鉴定验收后,两个月内归档。
  3、随时接收上级规定和校内重要活动的档案,定期接收有关部门已保存一定年限属于永久、长期保存的档案。
  4、接收档案必须履行手续,填写清册,一式两份,交接双方可签名或盖章。

    第四章 档案的管理

  第十三条 档案馆的所有档案都须进行科学的加工整理、分类、编号和排列,区别保管期限,并编制各种检索工具,以便于利用。
  第十四条 库房的安全、保护和保密工作,应明确专人负责、定期检查、记录在案。遇有特殊情况,立即向校主管领导报告,及时处理。对已破损的褪变档案,抓紧修复或复制。
  第十五条 库房应符合"防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光"要求,保持标准温度14-24℃和标准相对温度45-50%。
  第十六条 根据档案现代化管理的需要。校主管职能部门应有计划地为档案馆配备计算机、复印机、照像(翻拍)机、录音机、空调机、吸尘器及缩微机等,并配备档案装具。
  第十七条 每年对档案的接收(征集)、整理、利用、销毁和各种情况进行统计。建立、健全统计台帐。掌握数据,及时上报各种报表。

    第五章 档案的开放利用

  第十八条 积极、主动地开展档案利用工作,制订档案借阅和复制制度。按照《中华人民共和国档案法》的规定,向全校以至社会开放属于开放范围的档案。 
  第十九条 凡持有合证明的单位和个人,在说明利用档案的目的并经档案馆同意后,均可查阅利用属于开放范围的档案。复制档案须由档案馆负责办理,并按规定合理收费。未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公布档案。
  第二十条 馆藏档案凡涉及党和国家秘密的,涉及专利或技术秘密的,涉及个有隐私的或档案形成部门规定限期利用的,不宜开放。
  第二十一条 对于重要的珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须档案馆负责人批准。
  第二十二条 校内各单位借出档案,应按期归还。逾期不归者,定期催还。如发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况报学校严肃处理或追究法律责任。 第六章 档案鉴定和销毁

  第二十三条 档案鉴定工作在主管院长的领导下,由档案馆和有关业务部门共同组成鉴定小组按规定进行。
  对超过保管期限的各类档案,由鉴定小组鉴定后提出存、毁意见。
    第二十四条 需销毁的档案,要登记造册,报主管院长批准。销毁时要有二人监销,以防泄密。
    第七章 附则
    第二十五条 本办法由学校档案馆负责解释。
    第二十六条 本办法从公布之日起执行。
日期:2010-4-28   
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