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关于规范我校档案利用的通知

全校各部、处、直属单位和个人:

 

        随着我校办学规模的不断扩大,档案在我校教学、科研、基建等各项活动中发挥着越来越重要的作用。为规范我校档案利用工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据教育部27号令和《中北大学档案管理办法》,制定《中北大学档案馆档案利用细则》,请参照执行。

 

附件:《中北大学档案馆档案利用细则》

 

 

中北大学档案馆

2014-5-4

附件:

中北大学档案馆档案利用细则

一、总则

 

(一)凡需利用本馆馆藏档案的,本校职工须持本人工作证,学生持学生证。外单位人员须持单位介绍信。否则不予接待。

(二)必须认真填写查档申请表,履行查阅登记手续。档案原则不外借,只限于馆内阅览。如因特殊需要,填写借阅审批表,经归档部门、承办单位、档案馆领导同意后办理相应手续方可借出。档案借阅期限为一周,因特殊情况继续使用需办理续借手续。

(三)查阅档案者,不准拆卷、涂改,不准在档案上乱划或做标记。

(四)根据“国家档案局、国家物价局关于利用档案收费的有关规定”:利用本单位或个人形成、移交、捐赠、寄存的档案和上级机关为工作查考利用档案,档案馆无偿提供服务,除此以外利用档案者,收取一定的档案保护费、证明费、复制费。

 

二、 各门类档案查阅利用细则

(一)党群档案

1.党委会议记录、纪要,须经党办主任或主管校领导签字同意后才能提供利用。

2.人员处分档案须经纪委、组织部或主管校领导签字同意后才能提供利用。

(二)行政档案

校长办公会议记录、纪要,须经校办主任或主管校领导同意签字后才能提供利用。

(三)财会档案

  1.个人查阅财会档案需填写《个人查阅财会档案申请表》,由财务处人员协助查询;单位查阅财会档案需填写《非归档单位查阅财会档案申请表》。单位借阅财会档案需填写《财会档案借阅审批表》。

  2.查档需本人在场,不接受学生查档。

  3.不接受学生个人或委托他人查学费凭证。如特殊需要须经财务处长及档案馆馆长批准,财务人员查询。

(四)声像档案

声像档案一律不外借。因工作需要必须复制相关信息的,须经馆领导批准后,在档案馆内在有关人员的指导下方可翻拍或复制,不得随意扩大复制范围。

(五)实物档案

未经馆领导批准一律不得外借或使用。

(六)教学档案

1.办理成绩单或入学证明,须持有效证件,若代他人办理,除须带上述材料外还须出示《委托书》及经办人有效证件。

2.为保证学历学位核实工作的严肃性,以邮件、传真和电话形式要求核实学历学位的一律不予接待,可通过教育部学历学位认证中心等相关部门办理。来馆进行学历学位核实须持有单位介绍信及本人的相关学历或学位证明(复印件亦可)。

3.查阅考博材料或学历证明材料,只能复印规定允许的部分。

(十)科研档案

1.由课题组人员前来调阅自己参与的项目档案时,须出示工作证或身份证等有效证件,经接待人员核实身份后方可查阅。

2.非课题组人员查阅项目档案时,须开具单位介绍信并经该项目课题组负责人签字同意。

3.因特殊情况需外借项目档案,须开具单位介绍信并经课题负责人签字同意。

4.查阅涉密项目档案须履行涉密档案利用审批手续。

(十一)基建档案

     1.基建图纸外借必须经借阅单位领导和档案馆领导批准,一周归还,逾期不还者下次再借须经校长批准。借出图纸须妥善保管,不可作施工图纸使用,如施工需要可自行备份(扫描、拍照、复印)。

     2.查阅、复印学校房产证、土地证的校内各单位或个人,须持所在单位介绍信(介绍信必须说明用途并加盖公章)方可来档案馆查阅并复印。

日期:2014-5-4   
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