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  档案馆成立于 2002 年 3 月 20 日 (原华北工学院),办公地点设在小白楼,馆舍面积 189m 2 ,由吴秀玲任馆长,原院办档案科并入档案馆,增设监督指导室、技术室和编研室三个科室,原档案科改为保管利用室。监督指导室主要负责指导学院各归档单位对本部门形成的文件材料的积累、立卷、归档工作,负责全院兼职档案员的培训、考核、组织、监督工作以及档案馆档案的分类、编目、统计及到期档案的鉴定、销毁工作;保管利用室负责全馆档案的保管和利用,承办借阅、复印、电话咨(查)询、各种认证和出国成绩翻译等业务;技术室负责馆内局域网、档案管理软件的维护,档案馆主页的制作,档案资料的扫描、档案目录的录入、光盘的刻录及磁(光)介质档案的维护等工作;编研室负责学校档案的信息开发及信息加工等各种编研工作。

   2003 年 11 月档案馆为了精简机构将四个室合并为两个室,即档案综合管理室和档案技术开发室。档案综合管理室负责指导学院各归档单位对本部门形成的文件材料的放置、立卷、归档工作; 负责全院兼职档案员的培训、考核、组织、监督工作以及档案馆档案的分类、编目、统计及到期档案的鉴定、销毁工作;负责全馆档案的保管和利用,办理借阅、复印、查询、各种认证和出国成绩翻译等业务;负责各类实物档案的征集、保管和利用工作。档案技术开发室负责馆内局域网、档案管理软件的维护,档案馆主页的制作,档案资料的扫描、档案目录的录入、光盘的刻录及磁(光)介质档案的维护等工作;负责学校档案的信息开发及信息加工等编研工作;负责开展校史研究,征集校史资料及开展校史编研等工作;负责电子声像档案的征集、保管和利用工作。

   2003 年 12 月根据工作需要调整了院档案工作委员会。校长张文栋任校档案工作委员会主任,主管校长刘有智任副主任,各系和相关部、处设置了一名兼职档案员分管档案工作,并在他们的岗位责任制中,列入了档案工作内容,形成了遍及全校的档案工作网络体系。两年召开一次档案工作会议,档案馆统管全校档案工作,对学校相关部门档案工作的进行监督、指导。

   2006 年学校院系调整后,对档案工作委员会及兼职档案员进行了及时的调整。

    由于学校办学规模的扩大,原档案馆馆舍迅速饱和,档案馆于 2007 年 1 月 搬迁至新图书馆六层,馆舍面积由原来的 189 平米,增加至现在 787 平米,增加了档案密集柜和凭证 柜等档案设备, 极大改善了档案馆的馆藏条件。

   为了提高档案管理的现代化水平, 2003 年学校加大了对档案馆的投资力度,配备了计算机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、扫描仪、刻录机、数码照相机等现代化办公设备,及 40 节密集柜、铁皮柜先进的管理设备。

   为推进档案数字化进程,实现档案的网络化服务, 2008 年购买了档案网络化管理软件, 2009 年配备了服务器,2014年又购买了“南大之星”信息发布系统,目前对部分利用率较高的库存档案诸如成绩单、录审表及1949年的珍贵档案进行了数字化,已基本完成了库存文件的目录输入,大大提高了检索效率。

   2002 年至今建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。馆长 1 人,教授、硕士学历;专职档案干部属专业人员 4 人,全为硕士学历, 1 人副高职称, 3 人中级职称。

   2000 至今保管着全校纸质、电子十大类档案,为:党群、行政、教学、科研、基建、财会、出版、外事、设备、声像类。除此,还有各类专题档案:校庆、学校更名、教学评估等;实物档案:印章、字画、锦旗、奖牌、奖杯、证书等。

   各类档案均按照《高等学校档案实体分类法与工作规范》要求,整理、组卷、 编目、贴签、装盒、上架。 为方便查阅各类档案,编制了各种检索工具:《全引目录》、《案卷目录》、《卷内目录》等。 利用南大之星档案管理软件完成了现有档案和新归档档案的电子目录和部分数字档案的录入建库工作,方便学校内外的查询利用工作。

   档案馆坚持档案工作“全心全意为学校各项工作服务、为社会提供利用”的原则,积极主动的做好各项工作。为方便利用,编制多种检索工具,开展来人、来函查询服务,欢迎校内单位、社会单位和个人垂询。

   
 
 
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